Обойдемся электронной почтой? Или 5 советов по написанию благодарственного письма

Ни для кого не секрет, что в современном мире письма по электронной почте и смс-сообщения вытеснили бумажные послания и телефонные звонки. В стремительном ритме городской жизни электронное «спасибо» выручает нас в самых разных ситуациях. Но если вы получили подарок от партнера по бизнесу, клиента или коллеги, деловой этикет требует отправки благодарственного письма, написанного от руки.

Все эксперты по этикету в один голос заявляют: рукописная благодарность – это яркий, изящный и единственно верный способ выразить свои эмоции. Когда очевидно, что даритель вложил время и средства в поиск по-настоящему особенного подарка, нельзя не потратить 10 минут на искреннюю благодарность и запечатлеть ее на бумаге. Конечно, электронная почта, сообщения в Facebook или Snapchat, смс и смайлики доставят сообщение моментально, но мы все понимаем, что их ценность куда скромнее.

Как же написать такое письмо? Сегодня я как раз получила благодарность от организатора тренинга по международному этикету. Оно буквально приковало мое внимание, потому что это была не очередная почтовая открытка: в моих руках лежал конверт из текстурированной бумаги с обратным адресом, нанесенным тиснением, а внутри оказался оригинальный бланк со следующим текстом:

«Уважаемая Шэрон,
Спасибо за тренинг, который вы провели для наших стипендиатов. Им невероятно понравилось, и они уже обсуждают, как использовать ваши идеи при прохождении собеседований. На следующей неделе они возвращаются к занятиям, и мы как раз берем тему о резюме и приеме на работу, поэтому рассказанные вами секреты придутся как нельзя кстати. Отдельно хочу поблагодарить за вашу новую книгу – «Двери в Азию». Для меня это невероятно ценный подарок, который, безусловно, поможет мне в работе со студентами.
C признательностью,
Сьюзи»

В этом тексте есть все, что должно быть в благодарственном письме. На его примере я покажу, как сделать ваше собственное письмо по-настоящему особенным.

1. Благодарственные письма шлют в ответ на особый подарок или жест. Достаточно лишь двух-трех предложений, чтобы поблагодарить тех, кто:

• Подарил вам подарок на праздник, день рождения, бар-мицву, свадьбу или рождение ребенка;
• Отправил корзину со сладостями, цветами или фруктами;
• Устроил банкет, вечеринку, ужин или мероприятие в вашу честь;
• Пригласил вас на праздник, концерт, в оперу или на бал;
• Позвал в гости, на отдых в загородный дом, на ранчо или яхту;
• Написал деловую рекомендацию;
• Порекомендовал вас клиенту или компании.

2. Не скупитесь на письменные принадлежности. Как известно, встречают по одежке, и для благодарственного письма стоит иметь под рукой качественную ручку и бумагу. Пишите самыми лучшими принадлежностями, которые можете себе позволить, а чтобы украсить текст, добавьте к нему монограмму или логотип. Старайтесь избегать претенциозных, неформальных или вычурных композиций – помимо прочего, их могут неверно истолковать носители других культур.

3. Ваша формула – краткость, вежливость и точность. Упомяните полученный подарок и как приятно вам было его получить, расскажите о том, как он повлиял на вашу профессиональную деятельность или планы, повторите благодарность еще раз. Лучше ограничиться кратким и вежливым текстом: «спасибо за тренинг, который вы провели для наших стипендиатов», «отдельно хочу поблагодарить за вашу новую книгу – «Двери в Азию». Не забудьте отметить ценность подарка: «им невероятно понравилось». Расскажите о ваших планах: «подарок… безусловно, поможет мне в работе со студентами», «на следующей неделе они возвращаются к занятиям, и мы как раз берем тему о резюме и приеме на работу».

4. Подписываем и отправляем: формальным и международным стандартом являются такие выражения, как «искренне ваш(а)» или «с уважением». Близким людям можно написать «всего самого хорошего» или «с наилучшими пожеланиями». Не пишите «всего-всего» - это уже не модно. Отправить письмо нужно в течение двух суток.

5. Смс-сообщения о получении подарка: как поступить с подарком из-за границы? Отправить ли дарителю смс с текстом о получении перед тем, как написать письмо? Сочетаются ли цифровые взаимоотношения с правилами классического этикета? Меня часто спрашивают «можно ли воспользоваться электронной почтой, а не писать письмо от руки?»

Вот, что советует Питер Пост, директор института Эмили Пост и автор книги о деловом этикете: «Есть шанс, что даритель вообще не получил письмо по электронной почте – его мог заблокировать спам-фильтр или фаерволл, или получатель вообще случайно удалил письмо в корзину».

Получив подарок, отправьте короткое смс-сообщение со словами «Спасибо за подарок! Не терпится посмотреть, что там внутри!», не дожидаясь, пока даритель сам напишет неловкое «Ну что, подарок дошел?» Это особенно важно, если вы продолжаете общаться с дарителем в период, пока рукописное письмо еще не доставлено. Даже если вы можете отправить благодарственное письмо в тот же день, Интернет доставит ваше сообщение мгновенно.

Благодарственное письмо – не обязательство, а отличный способ улучшить взаимоотношения. Получатели хранят рукописные письма и показывают их близким и друзьям. Текст на экране компьютера забудется, а письмо от руки останется, как память. Разве вы не хотите подарить приятное воспоминание? В наш век, когда по щелчку мышки доступно все, что угодно, сказать «спасибо» дважды – только к лучшему.

Обойдемся электронной почтой? Или 5 советов по написанию благодарственного письма

Источник: www.huffingtonpost.com